Se tudo é urgente, nada é urgente!

Novembro chegou e, com ele, as demandas e imprevistos de fim de ano. Neste período, é normal contarmos com diversas atividades e demandas na agenda e, por alguma circunstância, não realizar tudo aquilo que precisa ser resolvido.

Se você já passou por essa situação e, por um momento já falou que tudo na sua agenda era urgente, vem cá, vamos conversar sobre isso. Neste artigo, nós vamos te dar algumas dicas sobre esse assunto para você ter ainda mais organização no seu dia a dia. Combinado? Aproveite o conteúdo!

Contexto

Montar um planejamento estratégico pode ser difícil quando as metas não estão bem definidas e tudo parece ser urgente. Essa falta de esclarecimento leva as pessoas a fazerem suas atividades no automático, buscando uma alta produtividade, mas pecando na qualidade daquilo que entregam.

Mas antes de continuarmos essa contextualização, você precisa saber: não, nem tudo é urgente! Quando você sabe onde deseja chegar, sabe também o que precisa ser feito, do que precisa abrir mão e em quais fichas apostar.

Ou seja, para não cair no mito da “produtividade acima de tudo” e ter um planejamento eficiente, você deve estabelecer metas e objetivos realistas e alcançáveis, claro, sem se culpar se algo der errado durante o processo.

Para aprender a definir metas e como organizar a agenda de tarefas, separamos alguns métodos que você pode adotar sempre que for criar um planejamento, seja ele anual, mensal, semanal ou até mesmo diário.

Matriz de priorização por esforço x impacto

Este método leva em conta o esforço (tempo) que você precisará para concluir uma tarefa e o impacto (o resultado). Em uma matriz, esses dois quesitos irão se cruzar para te responder quais tarefas são prioridades e quais você pode delegar.

Basta desenhar uma matriz com 2 eixos para formar 4 quadrantes. Quanto mais para cima na nossa matriz, maior o impacto, quanto mais para o lado direito, maior o esforço.

Se o impacto for grande e o esforço for pequeno, está claro que a tarefa em questão é prioridade. Se o impacto for pequeno, mas o esforço for grande, vale a pena eliminar da agenda.

Matriz de Eisenhower

Parecida com a matriz anterior, a Matriz de Eisenhower leva em conta a urgência e a importância da tarefa. Primeiro é necessário entender que esses dois atributos são diferentes entre si, apesar de comumente confundidos.

A urgência refere-se ao prazo de entrega, enquanto a importância refere-se ao impacto do resultado.

Você precisa separar quatro quadrados:

• É importante mas não é urgente: agende a tarefa
• É importante e é urgente: priorize a tarefa
• Não é importante e nem urgente: faça a tarefa quando estiver livre
• É urgente, mas não é importante: tente delegar para outra pessoa

Matriz BÁSICO

A matriz BÁSICO segue uma escala de 1 a 5 para classificar do pior ao melhor cenário, respectivamente. O nome é voltado a alguns conceitos: benefícios para a empresa; Abrangência dos resultados; Satisfação do cliente interno; Investimento necessário; Cliente externo satisfeito; Operacionalidade simples.

Você deve classificar o projeto, tarefa ou ação em cada um desses critérios. Depois some as notas e compare com as notas de outras tarefas.

Existem outros métodos que podem ser utilizados para definir prioridades, escolher qual colocar em prática irá depender do tipo de tarefa em questão e o foco do resultado.

E aí, você gostou deste conteúdo? No próximo artigo sobre esse tema traremos outros métodos para você aplicar em seu dia a dia. Se usar um destes métodos, compartilha com a gente a sua opinião e percepção lá no Instagram? É só buscar por @escoladecriatividade.